Vind buddet, og lad os stå for resten
Sidder du i boardet i et nationalt, nordisk eller internationalt selskab, der skal byde på at være vært for næste kongres? Vi hjælper med at forberede et stærkt og realistisk bud og står for det praktiske, når I vinder.
Det gør vi, før I vinder
Et bud tager tid, som travle boardmedlemmer sjældent har. Vi laver forarbejdet, så I kan præsentere et stærkt og realistisk bud.
Et første møde
Vi gennemgår selskabets krav, budfristen og hvad boardet forventer at se.
Forslag til venues og tilbud
Vi finder venues og hoteller, der passer til størrelse og datoer, og indhenter tilbud, I kan sammenligne.
Et første budget
Et realistisk budget med registreringsgebyrer, sponsorpotentiale og udgifter, så boardet kan se, at kongressen hænger sammen økonomisk.
Budmateriale
Tekst, tal og praktisk information til buddet eller præsentationen for selskabet.
Samarbejde med convention bureau
Vi arbejder sammen med det lokale convention bureau, som ofte kan støtte buddet med materiale, besøg og kontakter.
Erfaring fra mange kongresser
Vi ved, hvad selskaberne kigger efter i et bud, fra venuekapacitet og hotelpriser til transport og socialt program.
Fra bud til endeligt regnskab
Bud og beslutning
Vi hjælper med budget, forslag til venues og materiale. Selskabet beslutter, hvor kongressen skal holdes.
Kontrakter og plan
Kontrakter med venue og hoteller, budget godkendt af boardet, tidsplan og hjemmeside.
Hjemmeside og registrering
Hjemmesiden går i luften, registreringen åbner, og sponsorbrochuren sendes til industrien.
Abstracts og sponsorer
Call for abstracts, koordinering af bedømmelse, sponsorkontrakter og standplan.
De sidste detaljer
Program, hoteller, navneskilte, tryk, forplejning, AV og personale falder på plads.
Kongres og opfølgning
Vores team afvikler kongressen. Bagefter: survey, rapport til boardet og endeligt regnskab.
I står for det faglige. Vi klarer resten.
I
- Det faglige program og speakers
- Beslutninger i den videnskabelige komité
- Bedømmelse af abstracts
- Kontakten til selskabet og medlemmerne
Van Hauen Conferences
- Budget, kontrakter og likviditet
- Venue, hoteller og socialt program
- Hjemmeside, registrering og betaling
- Abstract handling og kursusbeviser
- Sponsorer og udstilling
- Onsite, survey og endeligt regnskab
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan bliver PCO'en betalt?
Normalt gennem kongressens budget: et gebyr pr. registreret deltager, et administrationsgebyr pr. udstiller og et fast beløb til projektledelse. Kongressen finansieres af registreringer og sponsorater, så selskabet ikke skal lægge penge ud.
Kan I hjælpe, selvom vi har en stærk lokal komité?
Ja. Mange komitéer vil gerne beholde nogle opgaver selv. Vi tager de dele, I helst vil slippe for, fx registrering, betaling eller sponsorer.
Arbejder I kun i Danmark?
Nej. Vi afvikler nationale, nordiske og internationale kongresser. De seneste har været i København, Oslo, Bergen, Malmø og Helsinki, og blandt vores referencer er internationale kongresser som SIBOS, Goldschmidt og European Society for Vascular Surgery.
Hvor tidligt skal vi kontakte jer?
Så tidligt som muligt, gerne før budfristen. Populære venues er ofte booket to til tre år frem.
Lad os planlægge jeres næste konference
Fortæl os lidt om jeres kongres eller arrangement, så vender vi tilbage inden for én arbejdsdag.
Telefon
Adresse
Van Hauen Conferences ApS
Amaliegade 36, 1256 København K, Denmark
CVR 40321543